Zakładamy, że wiesz, kim jest asystent personalny. W końcu zawód ten jest znany i wykonywany od dawna. Nawet jeżeli sam do tej pory nie korzystałeś z jego usług, prawdopodobnie znasz kogoś, dla kogo pomoc takiego asystenta jest rzeczą niezbędną. Co więcej, asystenci są motywem często pokazywanym w filmach, więc możesz, chociaż domyślać się, na czym polega ta praca. W ostatnim czasie zawód ten ewoluował i dostosował się do warunków pracy zdalnej. Dzięki temu, na rynku pracy pojawiło się nowe stanowisko, jakim jest wirtualny asystent. Czym różni się jego praca? Zostań z nami, aby się o tym przekonać.

Kim w takim razie jest wirtualny asystent?

Popularność pracy zdalnej stale się zwiększa. Między innymi wpływa na to ciągły rozwój technologii. To dzięki niej pewne zajęcia mogą być bez przeszkód wykonywane poza biurem. Z uwagi na obecnie trwającą sytuację na świecie, firmy coraz chętniej decydują się na tworzenie nowych, zdalnych stanowisk pracy. Jednym z nich jest właśnie praca wirtualnego asystenta. Oczywiście, jego obowiązki nieco odbiegają od pracy asystenta stacjonarnego. W obu przypadkach zadaniem asystenta jest pomoc innej osobie w uporządkowaniu i załatwieniu spraw organizacyjnych, administracyjnych lub finansowych. Różnica jest taka, że asystent wirtualny wykonuje swoje obowiązki zdalnie. Co zalicza się do jego zadań?

Obowiązki asystenta wirtualnego

Tak naprawdę to sam asystent ustala zakres swoich działań i na tej podstawie buduje swoją ofertę. Może on oczywiście nieco zmienić zakres obowiązków w zależności od konkretnej osoby, z którą współpracuje.

Najczęściej obowiązki takiego asystenta polegają na:

  • organizacji kalendarza, czyli planowaniu czasu i terminów wszystkich spotkań
  • organizacji i planowaniu spotkań biznesowych lub podróży służbowych np. zakup biletów lotniczych i zabukowanie noclegu
  • pisaniu i odpowiadaniu na maile
  • utrzymywaniu kontaktów z klientami
  • tworzeniu i uzupełnianiu raportów, dokumentów lub prezentacji
  • szukaniu nowych pracowników
  • poszukiwaniu zleceń, które mogłyby zainteresować pracodawcę
  • zamawianiu produktów ze sklepów internetowych

Coraz częściej można spotkać się również, z tym że w ofercie asystentów wirtualnych znajduje się wykonywanie zadań marketingowych i graficznych np. odpowiadanie na komentarze zamieszczone w mediach społecznościowych pracodawcy lub tworzenie prostych grafik.

Jakie umiejętności powinien posiadać wirtualny asystent?

Niektórzy mogą stwierdzić, że praca takiego asystenta jest prostym i mało rozwojowym zajęciem. Nic bardziej mylnego! Wirtualny asystent powinien posiadać szereg umiejętności. Wszystko zależy oczywiście od tego, jakimi obowiązkami ma się on zajmować.

Mimo wszystko z pewnością powinien on biegle posługiwać się komputerem i telefonem, a także bez problemu obsługiwać programy znajdujące się w pakiecie Microsoft Office. Jeżeli dodatkowo ma tworzyć grafiki, musi on oczywiście obsługiwać programy graficzne takie jak Photoshop lub Gimp. Przydadzą mu się również umiejętności copywriterskie. Poza tym asystent musi bardzo dobrze zarządzać czasem, zarówno swoim, jak i jego pracodawcy. Jego praca będzie wiązała się z załatwianiem wielu kwestii jednocześnie, więc przyda mu się również umiejętność pracy wielozadaniowej i duża odporność na stres. Jak widzisz praca takiego asystenta, wiąże się z wykonywaniem wielu zadań, które wymagają różnych umiejętności. Można zatem powiedzieć, że wirtualny asystent musi być osobą wszechstronną.

Kto powinien skorzystać z jego pomocy?

Pomoc wirtualnego asystenta docenią zarówno firmy, jak i osoby prywatne. Najczęściej decydują się na nią przedsiębiorcy, freelancerzy lub osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą. Osoby te zazwyczaj na początku próbują załatwiać wszystkie sprawy samodzielnie. Po czasie bardzo często zauważają jednak, że załatwienie spraw organizacyjno-administracyjnych zajmuje bardzo dużo czasu, którego one i tak nie mają zbyt wiele. Ostatecznie stwierdzają, że zadania te mogą zlecić asystentowi, a zaoszczędzony dzięki temu czas przeznaczyć na wykonywanie swoich pozostałych obowiązków.

Przykładowo wyobraźmy sobie grafika, który założył jednoosobową działalność gospodarczą. Jest on osobą niezwykle kreatywną, której celem i marzeniem jest tworzenie grafik. Prawdopodobnie domyślasz się, że nie będzie on zbyt zadowolony z załatwiania spraw urzędowych i wystawiania faktur. Co więcej, jeśli jego prace zyskają popularność, na jego profilu pojawi się pewnie więcej komentarzy i potencjalnych klientów, z którymi trzeba będzie się kontaktować. Okaże się, że na zajęcia tego typu grafik poświęca więcej czasu, niż na samą pracę w programach graficznych. Przecież nie to było jego celem, prawda? Istnieje jednak bardzo proste rozwiązanie jego problemu. Jest nim oczywiście zatrudnienie wirtualnego asystenta.

Mamy nadzieję, że teraz widzisz już, jak przydatna może okazać się pomoc wirtualnego asystenta. Jeżeli Ty również chciałbyś z niej skorzystać, przed rozpoczęciem poszukiwań idealnego kandydata, spisz obowiązki, które chciałbyś przekazać swojemu przyszłemu asystentowi. Dzięki temu będziesz w stanie lepiej określić, jakiej osoby tak naprawdę szukasz.