MeisterTask jest internetowym narzędziem do zarządzania zadaniami, stworzonym przede wszystkim z myślą o zespołach projektowych – choć nie tylko. Korzystanie z niego może w znacznym stopniu usprawnić współpracę, poprawiając komunikację między członkami zespołu i ułatwiając zarządzanie poszczególnymi elementami, nawet bardzo rozbudowanym, projektów. Wszystko to zapewnia intuicyjny interfejs, oferujący masę możliwości, a także możliwość integracji MeisterTask z innymi narzędziami. 

Czy oznacza to więc, że MeisterTask jest rozwiązaniem idealnym, które sprawdzi się w przypadku każdego zespołu? Czy jednak lepiej dogłębnie przemyśleć włączenie go do swojej pracy i być może również zdecydować się na inne z tego rodzaju grupy narzędzi do narzędzi do zarządzania projektami? 

Dzisiaj postaramy się wyjaśnić te kwestie. Opowiemy, kto być może powinien zainteresować się możliwościami, jakie daje MeisterTask oraz, jakie są zalety i wady tego rozwiązania. Co więcej, przeprowadzimy Was też krok po kroku przez podstawowe ustawienia narzędzia, aby ułatwić Wam pracę z jego użyciem.

Kto i jak może korzystać z tego narzędzia?

Jak już wspomnieliśmy na początku, MeisterTask zaprojektowany został głównie dla zespołów projektowych i to przez takie grupy jest najczęściej używany. Warto jednak mieć na uwadze, że narzędzie to może dobrze sprawdzić się również w przypadku projektów, które realizujemy indywidualnie. Wówczas można pominąć aspekt sprawnej komunikacji, ale na horyzoncie nadal pozostaje sprawne planowanie zadań i zarządzanie nimi. Ponadto, jak zobaczysz poniżej, MeisterTask umożliwia wybranie opcji korzystania z oferowanych funkcjonalności w obszarze edukacji. Co to oznacza w praktyce? Mianowicie to, że projekty, o jakich tu mówimy niekoniecznie muszą dotyczyć pracy zawodowej. To internetowe narzędzie będzie też pomocne w przypadku osób, które współpracują ze sobą chociażby w ramach realizowanych przedsięwzięć naukowych. 

Przejdźmy teraz do kolejnej kwestii, czyli aspekty techniczne korzystania z MeisterTask. Z założenia jest to narzędzie internetowe, co oznacza, że bez problemu możemy pracować na nim w różnych przeglądarkach internetowych. Jednak to nie jedyna możliwość. MeisterTask może być również używany bezpośrednio na komputerze z oprogramowaniem Windows (wersje 7+) oraz Mac (wersje macOS 10.9 Mavericks+), a także na urządzeniach mobilnych z oprogramowaniem Android (wersje 5+) czy iOS (wersje 14+).

Zarządzanie zadaniami w MeisterTask – krok po kroku

Po dokonaniu rejestracji na platformie, napotykamy na ustawienia wstępne, które nie powinny sprawić trudności. Omówimy je poniżej.

  1. Wybór celu / miejsca korzystania z narzędzia

Pierwsze co musimy zrobić to dokonać wyboru celu czy też miejsca, w jakim zamierzamy korzystać z narzędzia. Jest to kwestia indywidualna, więc wybierz tę opcję, która sprawdzi się w Twoim przypadku.

  1. Tworzenie nowego projektu

Następnym krokiem jest utworzenie nowego projektu, nad jakim zamierzasz pracować w oparciu o MeisterTask. Warto tutaj wspomnieć, że narzędzie to umożliwia pracę nad wieloma projektami jednocześnie. Zatem w tym momencie tworzysz pewnego rodzaju szablon jednego wybranego projektu, jednak nie oznacza to, że na późniejszych etapach korzystania z platformy nie będzie możliwości dodania kolejnych.

  1. Tworzenie zadań

Przechodząc dalej, dodajemy poszczególne zadania, które mają być zrealizowane w ramach danego projektu. Tutaj również miej na uwadze, że zadania wpisane w tym miejscu to nie koniec możliwości. W trakcie pracy nad projektem możesz dodawać kolejne.

  1. Udzielanie dostępu członkom zespołu

Na tym etapie możesz już dodać osoby, z którymi zamierzasz współpracować. Podając ich adresy e-mail, zapraszasz ich do wspólnego działania. Po otrzymaniu Twojego zaproszenia na skrzynkę mailową, członkowie Twojego zespołu będą musieli dokonać kilku łatwych ustawień, po czym będziecie mogli już przejść do realizacji zadań. Jeśli zamierzasz pracować indywidualnie, możesz pominąć ten krok.

  1. Korzystanie z narzędzia

Po przejściu do kolejnego kroku, zostajemy już przeniesieni na panel główny. Z tego miejsca masz dostęp do wszystkich swoich projektów i zadań. Widzisz osoby, z którymi współpracujesz, ewentualne powiadomienia i wiele innych opcji. Jak możesz zauważyć na zdjęciu, masz tutaj możliwość dodania kolejnych projektów, zadań oraz nowych osób do swojego zespołu. Od teraz możesz więc w zasadzie bez ograniczeń poszerzać prowadzone przez Ciebie działania i sprawnie monitorować ich przebieg.

Zalety i wady narzędzia MeisterTask

MeisterTask oferuje nam szereg ciekawych funkcjonalności, które z pewnością ułatwią nam pracę nad projektami. Wśród nich są m.in.:

  • tworzenie, edytowanie i udostępnianie projektów, zadań i podzadań,
  • podział zadań na otwarte, realizowane i zakończone (istnieje możliwość ustawienia własnych kryteriów podziału, poprzez dodanie kolejnych sekcji w panelu projektu)
  • tworzenie harmonogramów prac – planowanie projektów i zadań,
  • dodawanie uwag i notatek do zadań,
  • generowanie i przegląd raportów dotyczących projektów,
  • udostępnianie plików zewnętrznych.

To tylko część z możliwości, do jakich mamy dostęp podczas prac w oparciu o MeisterTask. Czy jednak narzędzie to nie ma żadnych niedoskonałości. Z pewnością ma i takie. Jedną z nich jest chociażby brak możliwości pomiaru czasu wykonywania poszczególnych zadań. W wielu grupach projektowych byłaby to przydatna funkcja dla monitorowania przebiegu prac. Umożliwiłaby m.in. dokonywanie kontroli podejmowanych działań i ich optymalizację. 

Co więcej, pomimo tego, że MeisterTask jest narzędziem dość przejrzystym i intuicyjnym, to nie każdemu może odpowiadać dostępny tam interfejs. Warto, więc pamiętać, że istnieją również inne narzędzia pomocne przy zarządzaniu projektami, jak np. Asana czy Trello. Najlepiej poświęcić nieco czasu na zapoznanie się z kilkoma takimi rozwiązaniami i ostatecznie wybrać takie, które odpowiada naszym preferencjom. Tylko wtedy osiągniemy naprawdę zadowalające efekty, a nasza praca nie będzie dla nas przykrą koniecznością.