Asana jest programem do zarządzania projektami, który pozwala na usystematyzowanie swojej pracy i zaplanowanie zadań tak, by zaoszczędzić czas potrzebny na komunikację czy delegowanie w zespole poszczególnych czynności. Komunikacja odbywa się na poziomie przeglądarki albo przez aplikację w telefonie. Wszystkie zadania, pomysły i projekty zgromadzone są w jednym miejscu. Organizację zadań i pilnowanie terminów ułatwia kalendarz i możliwość synchronizacji Asany z innymi narzędziami, z których korzysta się na co dzień.

Dla kogo jest Asana?

Asana to narzędzie odpowiednie właściwie dla każdego przedsiębiorcy – obojętnie czy chodzi o osobę prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą, mniejszy biznes czy dobrze prosperującą firmę. Jest to bowiem narzędzie, które można dostosować do swoich potrzeb. Za pomocą Asany możliwe jest planowanie projektów dla jednej osoby, choć jej potencjał zostanie wykorzystany w pełni w przypadku pracy zespołowej. Pozwoli bowiem na rozplanowanie pracy dla poszczególnych osób. Podstawy działania są bardzo proste – wystarczy stworzyć zestaw zadań, określić daty, do których muszą zostać wykonane, ustalić priorytety oraz przypisać osobę, która powinna dany cel zrealizować. Można dodać także kilka słów komentarza i dołączyć dodatkowe wskazówki. Tak naprawdę narzędzie to daje jednak znacznie więcej możliwości, które sprawdzają się zarówno w przypadku jednoosobowej działalności, jak i w większym biznesie.

Tworzenie gotowych checklist

W przypadku wielu działalności cechą charakterystyczną jest powtarzanie niektórych schematów. Istnieje szereg czynności, które trzeba wykonywać regularnie lub według tych samych kroków. W tym wypadku przydatna okazuje się checklista. Tworząc ją za pomocą Asany, można przestać za każdym razem zastanawiać się, czy każdy krok został zrealizowany, a jedynie skupić się na działaniu i podążaniu za wskazówkami na liście. Asana pozwala na pracę nawet z bardzo małymi, szczegółowymi zadaniami. Dzięki temu łatwo jest śledzić postępy w projektach i pilnować realizacji zadań. Metoda małych kroków pozwala dopilnować każdego, nawet najmniejszego szczegółu, zachować systematyczność i uniknąć konieczności wprowadzania poprawek do rzeczy, które można było od razu zrobić dobrze, gdyby podążało się według określonego schematu.

Możliwość delegowania zadań

Asana wykorzystywana jest najchętniej w przypadku pracy w grupie. I nic dziwnego, bo świetnie sprawdzi się wszędzie tam, gdzie niezbędne okazuje się delegowanie zadań. Jeśli przedsiębiorca uzna, że nie chce lub nie musi robić czegoś samodzielnie, wystarczy, że przy danym zadaniu oznaczy odpowiednią osobę i doda kilka słów komentarza. Opcja ta sprawdzi się także w przypadku, gdy dana osoba z jakiegoś powodu nie będzie w stanie wykonać swojego obowiązku. Wystarczy, że przy swoim zadaniu oznaczy kolejną osobę, która będzie mogła za nią je wykonać.

Łatwa komunikacja w zespole

Możliwość delegowania zadań w Asanie pozwala praktycznie zrezygnować z innych narzędzi komunikacji takich jak chociażby maile. Dzięki temu narzędziu każdy ma dostęp do listy zadań, pomysłów czy ustaleń, może śledzić zmiany, dodawać swoje uwagi i pozostawać na bieżąco z każdą aktualizacją projektów. Możliwość prowadzenia konwersacji znacznie ułatwia pracę w grupie i pozwala na szybkie realizowanie zadań bez jakichkolwiek nieporozumień.

Łatwiejsze planowanie i zarządzanie projektami

Duże znaczenie w każdym biznesie ma planowanie. Chodzi zarówno o odpowiednie gospodarowanie czasem, jak i pilnowanie deadlinów, wyznaczanie priorytetów czy podejmowanie się zadań, które realnie jest się w stanie wykonać w danym przedziale czasowym. Dzięki Asanie jest to bardzo proste. Zadania można podzielić na bloki tematyczne, dokładnie je opisać, wyznaczyć konkretny dzień tygodnia na poszczególne obowiązki, a przede wszystkim ustalić deadline. Dzięki temu ma się pewność, że nie zapomni się o żadnym projekcie, który po wpisaniu będzie widoczny w kalendarzu. Takie planowanie pozwala także w późniejszym czasie na poprawienie swojej efektywności. Śledząc poprzednie plany pracy i szacowany czas przeznaczony na poszczególne zadania łatwiej będzie w przyszłości ocenić, ile realnie godzin potrzeba na wykonanie poszczególnych projektów. Zadanie ułatwia widok kalendarza, który pozwala łatwo ocenić, w którym dniu można dopisać dodatkowe zadania pojawiające się w międzyczasie.

Miejsce na luźne pomysły

Bardzo często w trakcie realizacji jednego projektu do głowy przychodzą kolejne pomysły, których nie można w danym momencie zrealizować. Zazwyczaj zapisuje się je, by o nich nie zapomnieć, ale najlepiej, gdy będą one przechowywane w jednym miejscu. Asana umożliwia nie tylko zapisywanie luźnych przemyśleń, ale także porządkowanie ich tak, by potem łatwo było znaleźć konkretny pomysł, rozbudować go czy wykorzystać jego potencjał, a także dodawać notatki i komentarze, jeśli akurat pojawią się nowe koncepcje na rozbudowanie jakiegoś pomysłu.

Dodatkowe funkcje

Asana ma także dodatkowe funkcje pozwalające na połączenie możliwości tego narzędzia z innymi często używanymi takimi jak Dropbox czy Google Drive. Po zainstalowaniu wtyczki można w łatwy sposób podpinać pliki. Istnieje zresztą także możliwość wgrywania załączników wprost do Asany. Co więcej, Asana synchronizuje się z Google Calendar. Wiele osób korzysta z tego narzędzia i jest przyzwyczajonych do planowania tam swoich działań. Decydując się na korzystanie z Asany nie trzeba więc z tego zrezygnować. Wystarczy włączyć synchronizację zadań, by pojawiły się one również w Google Calendar.

Dużo możliwości bez dodatkowych kosztów

Asana dostępna jest w dwóch wersjach – darmowej i płatnej. Już ta darmowa zapewnia jednak naprawdę wiele możliwości. Pozwala na używanie najważniejszych funkcji aplikacji w zespole do 15 osób i to bez limitów na liczbę prowadzonych projektów, zadań czy konwersacji. Jest więc dobrym narzędziem na start nawet dla osób, które nie chcą żadnych dodatkowych kosztów przy prowadzeniu biznesu, choć ilość korzyści związanych z tym narzędziem jest tak duża, że nawet w wersję płatną warto zainwestować.