Każdy szef powinien informować swoich pracowników o tym, jak według niego spisali się w danym zadaniu. Musi to zrobić niezależnie od tego, czy wykonali dobrą, czy złą robotę. Ważne jedynie, by dokonać tego w odpowiedni sposób. Dowiedz się, czym właściwie jest informacja zwrotna i jak powinno się jej udzielać.

Czym właściwie jest feedback?

Feedback, czyli dawanie informacji zwrotnej jest niezwykle cenną oceną. Dobrze udzielony może być naprawdę ogromnym wsparciem. Dzięki niemu pracownicy wiedzą, kiedy poprawnie wykonują swoje zadania, a kiedy powinni bardziej się przyłożyć. Czym dokładnie jest?

Jest wypowiedzią jednego człowieka, na temat tego, co zrobił drugi człowiek. To właśnie on pozwala na budowanie zaufania w firmie. Znacząco poprawia również komunikację. Jeśli jest dobrze przekazany, może naprawdę zwiększyć motywację pracowników. Co więcej, usprawnia również ich rozwój.

Opisany w ten sposób, wydaje się bardzo potrzebny i pomocny, prawda? Dlaczego w takim razie, tak niewiele firm wprowadza go do swojej codzienności?

Dlaczego boimy się feedbacku?

Wielu z nas, niezależnie od tego, czym zajmujemy się w firmie, boi się feedbacku. Taka rozmowa zarówno dla szefa, jak i pracownika wydaje się stresująca. A przecież wcale nie musi taka być! Dlaczego więc tak bardzo się jej boimy?

Po prostu boimy się reakcji innych osób. Być może nie zdajesz sobie z tego sprawy, ale feedback towarzyszy nam codziennie, zarówno w pracy, jak i życiu prywatnym. Za każdym razem, gdy komentujemy coś lub wyrażamy swoją opinię na dany temat, udzielamy naszego feedbacku. Bardzo często w takiej sytuacji boimy się, że nasz rozmówca nie podziela naszego zdania, prawda? Szczególnie jeśli rozmawiamy o czymś, co jest dla nas bardzo istotne.

Kolejnym aspektem jest to, że nikt nie nauczył nas konstruktywnej krytyki. Nie wiemy jak informować o tym, że coś się nam nie podoba, bez urażania uczuć drugiej osoby. Nie umiemy również przyjmować krytyki. Zazwyczaj kojarzy nam się to z dzieciństwem lub szkołą. Nie wiemy jednak, że większość rodziców, jak i nauczycieli nie potrafiła krytykować nas w poprawny sposób. Na szczęście, konstruktywnej krytyki da się nauczyć.

Jak zacząć?

Jeżeli w Twojej firmie nie było zwyczaju, by dawać informację zwrotną, nie rzucaj się od razu na głęboką wodę! Ważne, byś najpierw poinformował pracowników, o tym, że zaczną taką informację otrzymywać. Wyjaśnij też cel takiego działania i zadbaj o to, by każdy zrozumiał, po co to robisz.

Zaleca się byś, rozpoczął od chwalenia pracowników, za poprawnie wykonane obowiązki. To, bardzo ich zmotywuje. Pamiętaj jednak, że nie możesz na tym poprzestać. W końcu przyjdzie moment, w którym będziesz musiał kogoś skrytykować. Zrób to konstruktywnie!

Pamiętaj także, by do każdej osoby podchodzić w sposób indywidualny. Z upływem czasu zauważysz, który pracownik lubi upewniać się, że dobrze wykonuje dane zadanie w czasie jego trwania, a który woli otrzymać feedback już po zakończeniu danej czynności. Istnieje oczywiście pewien wyjątek. Jeżeli w obu przypadkach zauważysz bardzo istotne błędy, natychmiast o nich poinformuj.

Bierz pod uwagę staż pracy

Kolejnym istotnym czynnikiem jest staż pracy danej osoby. Również od niego zależy to, w jaki sposób powinieneś przekazywać informację zwrotną. Jeśli jakiś pracownik pracuje u Ciebie przez dłuższy czas, możesz na początku pozwolić mu na samodzielne przeanalizowanie jego pracy. Spytaj się o to, czy jego zdaniem wszystkie kroki wykonuje poprawnie, czy może powinien coś zmienić. Nowy pracownik, nie będzie w stanie prawidłowo ocenić swojej pracy. W tym wypadku to Ty musisz od razu przekazać mu informację zwrotną.

Daj dobry przykład

Nie ma lepszego pomysłu, niż ten, byś również wziął udział w nowo wprowadzanych zmianach. Bądź dobrym przykładem i poproś pracowników o to, by oni również udzielili Ci feedbacku. To zadanie nie będzie należało do najłatwiejszych. Prawdopodobnie chciałbyś usłyszeć same pochwały. Jednakże, czy naprawdę myślisz, że byłyby one w stu procentach szczere? W końcu każdy z nas się myli i popełnia błędy. Otrzymanie tylko i wyłącznie pochwał, zazwyczaj oznacza jedno – Twoi pracownicy nie ufają Ci na tyle, by skrytykować Twoje działania. W dalszym ciągu boją się Twojej reakcji, przez co komunikacja w firmie nie będzie działać tak, jak powinna. Co zrobić w takiej sytuacji?

Udowodnij pracownikom, że nie muszą się Ciebie obawiać. Nagradzaj ich za szczerość i pokaż, że zależy Ci na ich opinii. Jeżeli usłyszysz coś, z czym faktycznie się zgodzisz, wprowadź to w życie. W odwrotnej sytuacji powiedz, że potrzebujesz czasu na przemyślenie otrzymanego feedbacku. Jeżeli po czasie w dalszym ciągu nie zgodzisz się z tamtą opinią, powiedz dlaczego, Twoim zdaniem jest inaczej. Dzięki tym korkom nie tylko zyskasz zaufanie swoich pracowników, ale także poprawisz komunikację w firmie.

Zasady udzielania feedbacku

Jeżeli chcesz, by udzielany feedback był zrozumiały, musi on spełnić kilka warunków. Powinien być:

  • krótki i rzetelny, dzięki czemu będzie łatwy do zrozumienia i zapamiętania
  • skoncentrowany na danej czynności, a nie całości zachowania lub opinii o danej osobie. Dzięki temu rozmówca nie pomyśli, że wszystko, co robi, jest niepoprawne.
  • wolny od oskarżania
  • oparty na faktycznych zachowaniach, a nie naszych wyobrażeniach
  • udzielany na bieżąco, dzięki czemu odbiorca może szybko wyeliminować błędne zachowania
  • udzielany w cztery oczy, szczególnie jeśli musisz zwrócić komuś uwagę. Dzięki temu skrytykowana osoba nie poczuje się głupio z tego powodu, że inni pracownicy słyszą, że wykonała coś niepoprawnie

Popularne modele

Sposobów na udzielanie feedbacku jest bardzo dużo. Z tego powodu, w dzisiejszym artykule opiszemy trzy wybrane przez nas modele, które są najczęściej wykorzystywane.

Model Pendeltona

Jest to jeden z najczęściej stosowanych sposobów udzielania informacji zwrotnej. Polega on na wcześniejszym ustaleniu planu działania. Plan ten powinien zawierać 7 kroków:

  1. Upewnij się, że odbiorca jest gotowy na otrzymanie informacji zwrotnej
  2. Pozwól odbiorcy na skomentowanie otrzymanego feedbacku
  3. Odbiorca wymienia dobrze wykonane elementy
  4. Udzielający informacji wymienia dobrze wykonane elementy
  5. Odbiorca informacji mówi, co powinien poprawić
  6. Udzielający informacji mówi, co według niego powinno zostać poprawione, a także radzi, w jaki sposób to zrobić
  7. Obie osoby wspólnie tworzą plan działania

Dzięki temu modelowi odbiorca również ma szansę na to, by spojrzeć na wykonane zadanie krytycznym okiem. Jako pierwszy wyraża swoje myśli. Co więcej, w modelu tym rozpoczyna się ocenę od pozytywów, następnie przechodząc przez negatywy, wspólnie znajduje się rozwiązanie.

Model SBI

Pod tajemniczym skrótem SBI znajduje się nic innego jak situation, behaviour i impact. Jeśli chcielibyśmy przetłumaczyć nazwę modelu na język polski, otrzymalibyśmy model sytuacja, zachowanie i wpływ. Polega on na tym, by podczas udzielania feedbacku odnieść się do zaobserwowanej przez nas sytuacji, tego, czy dane zachowanie było dobre lub złe, a także tego, jaki wywarło wpływ na otoczenie. Model ten jest świetnym sposobem, na wykazanie faktów i tego, jakie konsekwencje z nich wynikają.

Model Start, Stop, Continue

Czyli, innymi słowy, Zacznij, Przestań i Kontynuuj. Model ten wykorzystuje się podczas regularnej współpracy. Polega na tym, by poinformować rozmówcę o tym, co powinien zacząć i przestać robić, a także czego nie powinien zmieniać, bo jest poprawne.

Teraz wiesz już, czym jest feedback, a także jak powinieneś go udzielać. Znasz również najpopularniejsze modele, które pomagają podczas jego wygłaszania. Mamy nadzieję, że zrozumiałeś, jak potrzebna i przydana jest informacja zwrotna i zdecydujesz się na wprowadzenie tych zasad również do swojej firmy. Życzymy Ci powodzenia!