Zastanawiasz się nad przeniesieniem swojej firmy w tryb pracy zdalnej? Nie wiesz jednak od czego zacząć wprowadzanie takiej zmiany? W takim razie ten artykuł jest właśnie dla Ciebie!

Nagłe zmiany

Z roku na rok coraz więcej firm decyduje się na przejście w tryb pracy zdalnej. Przedsiębiorcy coraz chętniej rezygnują z wynajmowania i opłacania biur, a także dojeżdżania do pracy w irytujących korkach. Zazwyczaj ich decyzje były przemyślane i przede wszystkim zaplanowane. I bardzo dobrze, ponieważ tego typu zmian nie powinno się wprowadzać z dnia na dzień.

Jednakże obecna sytuacja epidemiologiczna zmusiła wielu przedsiębiorców do podjęcia natychmiastowych kroków. Nie mieli oni szansy na to, by lepiej zgłębić temat i dowiedzieć się, jakie są zasady działania pracy zdalnej. Z tego względu wielu z nich nie poradziło sobie za dobrze z tą sytuacją. Jak tylko odzyskali możliwość powrotu do biura, chętnie z niej skorzystali. Czy musiało to potoczyć się właśnie w ten sposób? Czy zmieniliby zdanie, gdyby byli odpowiednio przygotowani?

Jak powinno to wyglądać?

Przejście w tryb pracy zdalnej powinno zostać wprowadzane stopniowo. Dzięki temu zarówno osoby decyzyjne, jak i pozostali pracownicy otrzymają szansę na przystosowanie się do nowych zmian. Jest to również świetny sposób na to, by sprawdzić, czy wszystko działa tak, jak powinno.

Od czego zacząć?

Teraz wypiszemy kroki, o które musisz zadbać, jeżeli chcesz wraz ze swoją firmą przejść na pracę zdalną.

Nowe podejście

Pierwszym krokiem jest Twoja zmiana przekonań. Musisz uwierzyć w swoich pracowników i to, że pomimo pozostania w domu, wypełniają oni swoje obowiązki. Tak nawiasem mówiąc, jeżeli czujesz, że musisz stale ich kontrolować, powinieneś wiedzieć, że nie jest to dobrym i zdrowym podejściem. Niezależnie od tego, czy pracujecie z domu, czy w biurze.

Jedyne rzeczy, które powinieneś zapewnić swoim pracownikom to jasno określone zadania, narzędzia do ich wykonania, a także odrobina zaufania i czasu na wypełnienie owych obowiązków. To, czy pracownicy rzetelnie je wykonują, możesz sprawdzić po zakończeniu danego zadania.

Opracowanie odpowiednich zasad

Aby wszystko działało tak, jak powinno, musisz jasno określić, jak taka praca zdalna ma wyglądać. Ustal godziny pracy, czas trwania przerw i sposoby komunikacji. Zadbaj o to, by każdy pracownik miał dostęp do tych wytycznych. Co więcej, musisz zapewnić wszystkim odpowiednie narzędzia i sprzęt, a także wyjaśnić to, jak planujesz rozliczać wykonywane przez pracowników zadania.

Bądź odpowiednim wsparciem

W pracy zdalnej niezwykle istotna jest samodyscyplina i dobra organizacja. Nie wszyscy potrafią samodzielnie zorganizować swój czas. Z tego względu może zdarzyć się tak, że będziesz musiał pomóc swoim pracownikom w ustaleniu odpowiedniego planu dnia. Pamiętaj, że dla wielu z nich zmiana trybu pracy też będzie czymś nowym. Jako dobry szef, powinieneś ich wspierać w tym procesie. Co więcej, wszystkiego da się nauczyć i z biegiem czasu większość pracowników będzie w stanie samodzielnie ustalać grafik.

Poza odpowiednim grafikiem jest jeszcze kilka niezwykle istotnych rzeczy, które pomogą każdemu podczas pracy z domu. Twoim zadaniem jest dopilnowanie, by cały zespół zdawał sobie z nich sprawę. Przede wszystkim, warto znaleźć osobne miejsce do pracy. Jeżeli ktoś nie jest w stanie przeznaczyć na ten cel całego pokoju, może wydzielić jakiś jego kąt. Chodzi o to, by dana przestrzeń kojarzyła się jedynie z pracą i by panował w niej porządek. Dzięki temu łatwiej będzie skupić się jej użytkownikowi na pracy. Drugą najważniejszą rzeczą jest to, by wyłączyć komputer i opuścić wspomnianą przestrzeń po zakończeniu pracy. Dzięki temu pracownik poczuje, że zakończył swoją pracę danego dnia.

Najważniejsze narzędzia

Ilość narzędzi, które są pomocne w pracy zdalnej, jest ogromna. Z racji coraz większej popularyzacji tego trybu pracy, z dnia na dzień pojawia się ich coraz więcej. My skupimy się na tych najczęściej wybieranych.

W celu utrzymania komunikacji w firmie możesz wykorzystać Google Hangouts, Skype lub Zooma. Ustal, czy Twoi pracownicy mają być tam dostępni przez cały czas pracy, czy wystarczy, że spotkacie się na porannych meetingach. Do obliczenia czasu pracy możesz wykorzystać Asanę lub TeamWork Projects. Dzięki nim sprawdzisz, ile czasu dany pracownik spędził na wykonywaniu danego zadania. Przy tworzeniu dokumentów nie ma za dużych zmian. Tradycyjnie wykorzystuje się w tym celu Microsoft Office 365 lub dokumenty Google. Chcąc udostępnić owe dokumenty pozostałym pracownikom, możesz wykorzystać dysk Google. Posiada on sporą pojemność, którą za dodatkową opłatą można zwiększyć.

Teraz pora na Twój krok

Teraz wiesz już, co powinieneś zrobić, aby przenieść swoją firmę w tryb pracy zdalnej. Wiesz także, w jakie narzędzia powinieneś wyposażyć cały swój zespół. Pamiętaj, że zmiana trybu pracy nie jest aż tak trudna, jak może Ci się wydawać. Wierzymy, że dasz sobie radę i mamy nadzieję, że dzisiejszy tekst pomoże Ci w tym procesie.

Jeżeli chciałbyś poczytać więcej na temat pracy zdalnej, mamy dla Ciebie dobrą wiadomość. W jednym z ostatnich artykułów omawialiśmy największe wyzwania i zalety tego trybu pracy. Zajrzyj tutaj, by je poznać. Dzięki nim upewnisz się, czy tego typu rozwiązanie jest odpowiednie dla Ciebie i Twojej firmy.