Wiele osób przyzna, że proces rekrutacji pracowników nie należy do najłatwiejszych zadań. Mowa tu zarówno o kandydatach, jak i rekruterach, szczególnie tych, dla których proces ten jest czymś nowym. Wynika to z tego, że bardzo często zaczyna się go bez odpowiedniego przygotowania. Dzisiaj wyjaśnimy, jak zaplanować proces rekrutacji i jakich metod użyć.

Ucz się od najlepszych

Być może słyszeliście już o kanadyjskim pisarzu, jakim jest Brian Tracy. Jeśli nie, to macie trochę do nadrobienia. Publikuje on książki i e-booki na temat psychologii biznesu i rozwoju osobistego. Wiele z tych publikacji znajduje się później na listach światowych bestsellerów. Prowadzi on również tematyczne seminaria i prezentacje, a także swój podcast. Często porusza tematy rekrutacji, a jak wiadomo, najlepiej uczyć się od tych najlepszych. Z tego względu będziemy dzisiaj opierać się o jego publikacje, w szczególności Sztukę zatrudniania najlepszych z 2006 roku. Podpowiemy tylko, że autor ten bardzo lubi liczbę 3.

Dobrze zaplanuj rekrutację

Brian Tracy w swojej publikacji wspominał o zasadzie 10/90. Według niego, jeśli przeznaczymy 10% czasu na dobre zaplanowanie rekrutacji, możemy później oszczędzić aż 90% czasu, który poświęcilibyśmy na wybranie odpowiedniego kandydata. Widzisz więc, jak istotne jest porządne zaplanowanie tego procesu.

Od czego zacząć?

Chcąc prawidłowo zaplanować ten proces, należy ustalić dwie istotne kwestie. Pierwszą z nich jest to, by precyzyjnie określić stanowisko pracy. Kolejną jest stworzenie profilu kandydata, którego najbardziej widziałoby się na tym stanowisku.

1. Opis stanowiska

Pamiętacie jaką liczbę upodobał sobie Tracy? Tutaj pierwszy raz się z nią zetkniemy, ponieważ według autora opis ten powinien składać się właśnie z 3 części:

  • Musisz wiedzieć, czego oczekujesz od kandydata, który będzie obejmował dane stanowisko i jakie wyniki powinien osiągnąć;
  • Tworząc opis, wypisz umiejętności, które pomogą kandydatowi osiągnąć wspomniane wcześniej wyniki;
  • Nie możesz pominąć również cech osobowości danego kandydata.

Jeżeli przejdziesz przez te trzy kroki, zastanów się, czy jesteś właściwie w stanie znaleźć taką osobę. Może się okazać, że Twoje wymagania są na tyle wysokie, że będziesz zmuszony zatrudnić kilka osób i podzielić listę obowiązków.

2. Stworzenie profilu kandydata

Teraz przechodzimy do stworzenia profilu kandydata. Zastanów się, jaka osoba byłaby według Ciebie idealna na dane stanowisko i dokładnie ją opisz. Następnie stwórz listę obowiązków, które spadną na takiego pracownika. Dzięki temu potencjalni kandydaci będą wiedzieli, jakie zadania przed nimi stoją. Jeśli któreś z nich nie będzie im odpowiadać, sami zrezygnują z przesyłania swojego CV. W ten sposób oszczędzisz zarówno swój, jak i ich czas.

Zaplanowanie przebiegu rekrutacji

Jeżeli posiadamy już dobrze przemyślany opis stanowiska i idealnego kandydata, możemy przejść do planowania samej rekrutacji. W jednym ze swoich audiobooków Tracy opisał proces rekrutacji, który sprawdzi się niezależnie od tego, na jakie stanowisko kandydatów szukamy. Kolejny raz proces ten podzielił na 3 etapy. Bardzo istotną kwestią w każdym z nich jest to, by rozmawiać z potencjalnym pracownikiem w odmiennym otoczeniu.

Teraz opiszemy, jak może wyglądać przykładowa rekrutacja:

Opis ten będzie oczywiście spełniał założenie przeprowadzania każdego z etapów w innym otoczeniu. Dlaczego jest to tak istotne? Ponieważ wtedy możesz sprawdzić, czy pracownik zmienia się w zależności od tego, w jakim otoczeniu się znajduje. Dzięki temu zobaczysz, kto lepiej czuje się w mniejszym skupisku osób np. w biurze, a kto dobrze radzi sobie z rozmową w szerszym gronie. Opisane poniżej miejsca są jedynie naszymi propozycjami. Pamiętaj, że możesz dostosować je do swojej sytuacji.

Etap 1

Zazwyczaj, każdą rekrutację zaczyna się od przeprowadzenia rozmowy telefonicznej. Bardzo często polega ona jedynie na tym, by poinformować kandydata, że firma rozważa jego aplikację i zaprasza na rozmowę do biura. Lepszym rozwiązaniem będzie przeprowadzenie wstępnej rozmowy już na tym etapie. Możesz dopytać o interesujące Cię treści zamieszczone w CV kandydata. Upewnij się również, dlaczego dana osoba wysłała CV akurat na to stanowisko. Jeżeli odpowiedzi będą dla Ciebie satysfakcjonujące, możesz następnie zaprosić ją na rozmowę do biura i w ten sposób płynnie przejść do drugiego etapu.

Etap 2

Podczas tego etapu możesz spotkać się z wybranymi kandydatami w biurze. Opowiedz każdemu z nich o firmie i dopytaj o istotne dla Ciebie kwestie. Po zakończeniu rozmów przeanalizuj każdego kandydata i tych, którzy spełniają Twoje wymagania, osobno zaproś do ostatniego etapu.

Etap 3

W tym etapie również możesz spotkać się z kandydatem w biurze firmy. Być może, po waszej ostatniej rozmowie będzie miał kilka pytań. Zacznij od tego, by na nie odpowiedzieć.

Jednak, co z zasadą przeprowadzania każdego etapu w innym miejscu? Przecież drugi etap odbywał się w biurze, a my znowu tam jesteśmy! Różnicą jest to, żeby tym razem oprowadzić po nim kandydata. Dzięki temu pozna pozostałych pracowników. Kandydat zobaczy, jakie inne osoby pracują w danym dziale i będzie mógł dopytać się ich o wrażenia z pracy. Ty natomiast, po wyjściu kandydata możesz dowiedzieć się, co na jego temat sądzą pozostali pracownicy.

Pozostałe metody przeprowadzania rekrutacji

Powyżej opisaliśmy tylko jedną z metod przeprowadzania rekrutacji. Tracy wymienia jeszcze kilka z nich. Oczywiście każda musi zawierać jego ulubioną liczbę.

Przeprowadzanie rozmowy przez 3 różne osoby

Ta metoda polega na tym, by rozmowa rekrutacyjna była przeprowadzana przez 3 osoby. Wiadomo, że każdy z nas jest inny i odmienne rzeczy przyciągają jego uwagę. Dzięki temu pozostałe osoby mogą zauważyć coś, co Ty mógłbyś pominąć. Co więcej, jeśli kandydat pozna więcej osób, lepiej odnajdzie się później w środowisku pracy. Oczywiście, o ile to właśnie jego wybierzesz.

Rozmowa z minimum 3 kandydatami

Często zdarza się tak, że rekruter rezygnuje ze spotkań z pozostałymi kandydatami, po tym, jak jakaś osoba zrobi na nim dobre wrażenie. Nie jest to jednak najlepsze rozwiązanie. W ten sposób może odrzucić idealnego kandydata, z którym jeszcze nie przeprowadził rozmowy. Warto poświęcić więcej czasu na rozmowy z innymi, niż później żałować wyboru nieodpowiedniej osoby. Co więcej, w ten sposób zwiększasz także swój wybór.

3 rozmowy z tymi najlepszymi

Ta metoda nawiązuje nieco do poprzedniej. W tym wypadku chodzi jednak o to, by z każdym z najlepszych kandydatów spotkać się 3 razy. Z jednej strony, możesz pomyśleć, że to strata czasu, ale spójrz na to inaczej – będziesz mógł lepiej poznać kandydata i upewnić się, że to rzeczywiście on jest idealną osobą na dane stanowisko. Poświęcenie większej ilości czasu, na sam proces rekrutacji jest o wiele lepszym rozwiązaniem, niż wybranie nieodpowiedniej osoby. W końcu, jeżeli wybrana osoba nie sprawdzi się na danym stanowisku, będziesz musiał rozpoczynać cały proces od nowa. Pamiętaj również, by każda z rozmów wyglądała inaczej. Tylko dzięki temu zbierzesz więcej informacji o kandydacie.

Sprawdzenie 3 poprzednich współpracowników

Przed zatrudnieniem nowej osoby skontaktuj się z jej 3 poprzednimi pracodawcami lub współpracownikami. Dzięki temu poznasz opinię na jej temat i dowiesz się rzeczy, o których osoba ta mogła nie wspomnieć w swoim CV. Poprzedni pracodawcy będą wiedzieli, czy dany kandydat faktycznie jest punktualny i umie pracować w zespole, czy może takie umiejętności posiada tylko na papierze. Bardzo istotne jest jednak to, by nie ograniczać się jedynie do jednego pracodawcy. Zawsze może się przecież okazać, że ta jedna osoba nie była zadowolona z danego pracownika, bo po prostu nie pasował on do danej firmy. Biorąc pod uwagę jedynie tę opinię, mógłbyś odrzucić kogoś, z kogo pracy pozostali pracodawcy byli bardzo zadowoleni.

O czym warto pamiętać?

Teraz wiesz już, jak ważne jest sporządzenie dokładnego ogłoszenia, które zawiera opis stanowiska i idealnego kandydata. Zdajesz sobie również sprawę z tego, jak istotne jest odpowiednie zaplanowanie przebiegu rekrutacji. Poznałeś pięć nowych metod, które pomogą Ci w wyborze tej idealnej osoby. Pamiętaj, że nie musisz stosować wszystkich z nich. Możesz wybrać jedynie te, które najbardziej przypadły Ci do gustu. Mamy nadzieję, że teraz słowo rekrutacja nie będzie już tak stresujące, a ty będziesz wiedział, jak znaleźć kolejnego pracownika.