Spis treści
Czy wideokonferencje są rewolucją w organizowaniu spotkań?
Spotkania biznesowe są nieodłącznym elementem prowadzenia firmy. Takowe zazwyczaj prowadzimy w biurze, bądź neutralnym gruncie, jakim może być na przykład restauracja. Prowadząc jednak biznes nie tylko lokalnie, spotkania biznesowe mogą odbywać się na terenie całego kraju, jak i świata. Nie należy to do najwygodniejszych rozwiązań, przede wszystkim ze względu na pochłanianie dużej ilości czasu. Właśnie z tego powodu, wielu przedsiębiorców decyduje się na prowadzenie wideokonferencji w ramach spotkania biznesowego.
Innowacyjne rozwiązanie, jakim są wideokonferencje, z początku służyły głównie do celów osobistych. Dziś możemy przyglądać się jak z roku na rok wzrasta ich popularność w sferze biznesowej. Zwiększenie zarówno efektywności pracy, jak i zasobów czasu to nie jedyne zalety prowadzenia rozmów w tej formie. Niektórzy uważają, że wideokonferencje nie są aż tak skuteczne jak spotkania 1 do 1, poprzez brak fizycznego spotkania. Nie jest to do końca prawdą, ponieważ podczas rozmowy poprzez kamerę, również mamy możliwość odczytywania sygnałów niewerbalnych wysyłanych przez naszego rozmówcę. Jak każde narzędzie, wideokonferencję posiadają swoje wady i zalety, jednak tych drugich w tym przypadku jest znacznie więcej. Poznaj kilka z nich.
Zalety:
- Oszczędność czasu oraz pieniędzy
To główna zaleta wideokonferencji. Przy ich pomocy masz możliwość zredukowania ilości wyjazdów służbowych, co przyczynia się do lepszej organizacji pracy oraz zaoszczędzenia środków, które możesz przeznaczyć na przykład na reklamę.
- Elastyczność spotkań
Zapewne wiele osób doświadczyło sytuacji, kiedy przed umówionym spotkaniem coś “wypadło”. Było to niezależne od Ciebie i musiałeś przełożyć spotkanie na inny dzień. Wideokonferencje można odbyć nawet tego samego dnia, tylko o innej godzinie, ponieważ nie trzeba być aż tak dyspozycyjnym jak w przypadku spotkania fizycznego. Telefon lub komputer są niemal zawsze pod ręką.
- Nagrywanie spotkań
Wideokonferencje można prowadzić nie tylko z kontrahentami, ale także z pozostałą częścią zespołu. Omawianie strategii działania, przedstawianie pomysłów i organizacja pracy – wszystko to można uwiecznić i pozostawić w firmie jako materiał szkoleniowy.
- Organizowanie szkoleń
Szkolenia także wymagają nakładu czasu i pracy. A co gdyby organizować je zdalnie? Równałoby się to z mniejszą ilością przygotowań oraz większą wygodą. W tym przypadku również bardzo pomocna może okazać się możliwość nagrywania, ponieważ nie trzeba będzie organizować tych samych tematycznie szkoleń dla nowych osób w zespole.
- Ułatwiona koordynacja projektów
Wielu pracowników, podczas tworzenia projektu, porozumiewa się mailowo, bądź telefonicznie. Niestety, to znacznie wydłuża wszystkie działania z wiadomych powodów. Podczas wideokonferencji, każdy uczestnik ma możliwość przedstawienia swojego pulpitu, a tym samym tabeli, wykresów i wszystkich materiałów. Wszystkie te rzeczy, przy pomocy wideokonferencji można omówić w czasie rzeczywistym.
Wady:
- Dobrej jakości urządzenia
Wideokonferencje nie wymagają najlepszych urządzeń na rynku, jednak jeżeli zależy Ci na jakości połączenia oraz obrazu, to warto mieć sprzęt przynajmniej ze średniej półki. W niektórych sytuacjach może to być uciążliwe, ale z drugiej strony, kto w obecnych czasach nie posiada telefonu z dobrą kamerą lub komputera bez niej?
- Osobiste preferencje
Tak jak wspomnieliśmy na początku, wideokonferencje mogą zastąpić wiele tradycyjnych spotkań, ale nie zastąpią ich wszystkich, z jednego, prostego powodu. Niektóre osoby po prostu wolą odbywać “realne” spotkania, niezależnie od tego, czego one dotyczą. A z racji tego, że osobistych preferencji nie powinno próbować się zmieniać, to klasyczne spotkania biznesowe wciąż od czasu do czasu będziesz musiał odbyć.
Sposobów na wykorzystanie wideokonferencji jest wiele. Możesz na przykład wprowadzić strukturę pracy w firmie opierającą się właśnie na tym rozwiązaniu. Wszystko zależy od Twojej koncepcji. Wideokonferencje potrafią również zbliżyć Cię z twoim klientem, co ułatwia podejmowanie decyzji. Jeżeli twojego klienta dzieli od Ciebie znaczna odległość, zamiast wysyłać maile lub dzwonić, możesz odbywać z nim wideokonferencje. To z pewnością poprawi kontakt i pozwoli nawiązać lepszą relację biznesowa.
Wideokonferencje – najpopularniejsze narzędzia
Wideokonferencje możesz odbywać poprzez wiele aplikacji i programów, których w internecie jest mnóstwo. Jedne z nich są prostsze w obsłudze, inne nieco trudniejsze, jednak mimo tego, każde z nich niewątpliwie ułatwia pracę. Przedstawimy cztery z nich, które cieszą się największą popularnością.
1. Skype
Tego programu chyba nie trzeba nikomu przedstawiać. Skype jest narzędziem stworzonym przez Microsoft, którego celem jest ułatwienie komunikacji z osobami znajdującymi się daleko od nas. Dużym plusem Skype jest fakt, że jest on kompatybilny z pocztą Outlok oraz pakietem Office. W biznesie może się sprawdzić nie tylko jako program do wideokonferencji, ale również jako skuteczny komunikator z funkcją wysyłania plików.
Zalety:
– kompatybilność ze wszystkimi systemami operacyjnymi
– wbudowany, łatwy w obsłudze komunikator
– połączenia szyfrowane
– wideokonferencje w rozdzielczości Full HD
– możliwość nagrywania spotkań
Wady:
– opcja dzwonienia bezpośrednio na telefon komórkowy jest płatna
2. Google Hangout
Hangout zyskał swoją popularność w dość krótkim czasie. On z kolei jest kompatybilny z Dyskiem Google, Gmail’em oraz Kalendarzem Google. Jeżeli korzystasz z wymienionych narzędzi, jest to nie lada udogodnieniem, ponieważ możesz zapisywać wideokonferencje w kalendarzu i wysłać zaproszenie e-mailem do innych uczestników.
Zalety:
– w pełni darmowa platforma bez reklam
– intuicyjny interfejs
– możliwość nagrywania spotkań
– kompatybilność ze wszystkimi systemami operacyjnymi
– udostępnianie dokumentów z Dysku Google
Wady:
– często występujące opóźnienie transmisji
– słabo rozbudowany czat
3. Zoom
Zoom jest najczęściej stosowany do prowadzenia webinarów, aczkolwiek ze swoimi funkcjonalnościami równie dobrze sprawdza się do odbywania wideokonferencji. Co ciekawe, program umożliwia stworzenie specjalnych breakout rooms, w których można odbywać pracę w grupach. Zoom jest zintegrowany z Microsoft Office, Outlok, Gmail oraz przeglądarkami Google Chrome, Firefox i Safari.
Zalety:
– organizowanie spotkań w różnej formie
– wideokonferencje w rozdzielczości Full HD
– możliwość nagrywania spotkań
– połączenia szyfrowane
– możliwość udostępniania ekranu przez wielu uczestników
Wady:
konieczność instalacji aplikacji na urządzeniu
4. ClickMeeting
Niezależnie od tego czy chcesz prowadzić rozmowę 1 do 1, czy chcesz zorganizować konferencję na kilkadziesiąt osób, ClickMeeting Ci w tym pomoże. To rozwiązanie będzie idealne, jeżeli zależy Ci na rozbudowanych możliwościach.
Zalety:
– możliwość nagrywania spotkań
– tworzenie prezentacji
– intuicyjny czat
– tłumaczenie symultaniczne dla czatu
– praca w przeglądarce
Wady:
– dość wysokie opłaty za pakiety
Oczywiście aplikacji umożliwiających przeprowadzenie wideokonferencji jest dużo więcej. My przedstawiliśmy te, które naszym zdaniem sprawdza się do tego najlepiej. Każda z nich ma zbliżone funkcje, więc jeżeli chcesz przeprowadzać niewielkie wideokonferencje, to najlepszym rozwiązaniem będzie Google Hangout.
Czy wideokonferencje to dobre rozwiązanie?
Wprowadzenie do swojej firmy wideokonferencji, może sprawić, że będzie ona postrzegana jako bardziej profesjonalna, nowoczesna oraz otwarta na potrzeby innych. Każdy szanuje swój czas i bez wątpienia będzie to bardzo dużym udogodnieniem. Wideokonferencje mogą docenić nie tylko pracownicy, ale także kontrahenci, co tym samym może wpłynąć na dobry wizerunek marki. Jeżeli nie jesteś pewny, czy w Twojej firmie sprawdzi się to rozwiązanie – przetestuj je! Wszystkie aplikacje możesz przetestować nie ponosząc przy tym żadnej opłaty. A może przyczyni się to do ustanowienia zupełnie nowego porządku w Twojej firmie? Wszystko jest możliwe.
